Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. Документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года N149-ФЗ «ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Данным законом также установлено, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы по основным признакам. Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов, соблюдение правил стандартизации, распределение документов по системам хранения. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация (Федеральный закон Российской Федерации N 184-ФЗ «О ТЕХНИЧЕСКОМ РЕГУЛИРОВАНИИ»), приведение к единой системе, форме, единообразию, производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов. Цель любого документа – точно и не двусмысленно описать выполняемую деятельность и записать выполненную работу. Но текст, который мы видим зачастую в организационных документах, больше напоминает ситуацию из сказки «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю, что». Стоимость такой документации будет очень высокая, ведь каждую станицу необходимо написать и для этого требуются ресурсы (люди, время и др.), а потом еще и управлять (учитывать, хранить, знакомить и др.). Ценность такой документации очень низкая или ее совсем нет, ведь выполнить требования, установленные в подобных документах невозможно, поэтому они подшиваются в папки и определяются на хранение, и вспоминают о них, только если требуется подтвердить документально, что организация осуществляет заявленную деятельность. Ответьте на простой вопрос, почему в организации создаются документы, не имеющие ценности? Ответов на этот вопрос несколько. Во-первых, у разработчиков организационных документов, не достаточно навыков и знаний, необходимых для того, чтобы преобразовать недокументированную информацию в документированную. Во-вторых, разработку организационных документов зачастую поручают уровню исполнителей, а не руководителей. В-третьих, сложилось устойчивое мнение, что документ «мешает» работать быстро. Почему-то считается, что лучше много раз переделать быстро, чем сделать один раз по установленным правилам, но качественно. В-четвертых, почему-то считается, что покупка и внедрение программных продуктов, автоматизирующих документооборот, решат сразу все проблемы. В случае автоматизации деятельности задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами. Однако, если у вас не стандартизирована вся деятельность организации, то автоматизация становится несбыточной мечтой, и совсем неважно, сколько программных продуктов вы приобретете, работать они будут всего на 20-50% от их технических возможностей, или совсем не будут. Любая документация — это компромисс между простотой восприятия информации и достаточным количеством информации для описания работы. Отсутствие документации, или неправильное её использование и применение приводит к ошибкам и непроизводительным потерям (временным, финансовым, информационным) в организации, и если бы организации подсчитывали эти потери, то никогда бы не стали создавать документы, имеющие стоимость и не имеющие ценности. Ни один аспект управления в организации не вызывает столько раздражения у работников и руководителей, как разработка и управление документацией. Конечно же, управлять документацией, которая имеет стоимость, но не имеет ценности очень сложно. А как создать документ, который будет ценным, и сколько такой документ будет стоить? И кому поручить создание ценных документов? Сколько стоит разработка организационного документа. Очень, часто в организациях слышишь такие высказывания: — Разработать документ — это не сложно, у нас все этим занимаются. Любой может, берешь и пишешь. Да этот вопрос вообще не стоит внимания, мы все специалисты высокой квалификации, поэтому разработать документ для нас задача проще простого, день и документ готов. Тогда, почему документы организаций выглядят так «сказочно», когда берешь их в руки и начинаешь читать? Вопрос о стоимости разработки организационной документации представляет интерес, как для заказчика, так и для исполнителя работ. Вопрос этот не прост, как минимум, по двум причинам, первая из них заключается в необходимости правильной оценки трудоемкости создания каждого конкретного документа. Время, требуемое на разработку организационных документов, скажем, стандарта на процесс и методики оценки деятельности, несоизмеримо больше времени, затрачиваемого на разработку, к примеру, должностной инструкции. Вторая причина связана с необходимостью адекватной оценки стоимости труда разработчиков организационных документов, в которых установлены требования к осуществлению деятельности. Квалификация разработчика требует глубокого знания не только предметной области, но и достаточно глубоких знаний в смежных областях — менеджменте, менеджменте качества, маркетинге, проектировании и разработке, производстве, управлении персоналом, инфраструктурой, и др. Стоимость разработки организационного документа можно определить, воспользовавшись простым примером (таблица 1), из расчета:

• стоимости труда разработчика в соответствии с квалификацией (стоимость специалиста в час зависит от уровня квалификации, Приказ от 12 апреля 2013 г. N 148н);
• единицы объема работы и нормы времени, которые определяются в соответствии с уровнем и значимостью документа в системе управления документацией. Таблица 1.

Наименование документа	Единица объема работы	Норматив времени, ч	Необходимый  уровень квалификации специалиста	Стоимость специалиста рублей, час
Руководство по качеству	Текст. Лист ф.A4 (word)	3,90	8	450
Стандарты на процесс	Текст. Лист ф.A4 (word)	5,30	8	450
	Графическое моделирование (visio)	4,30	7	350
	Методики мониторинга и анализа Лист ф.A4 (word, excel)	7,60	8	450
Процедуры	Текст. Лист ф.A4 (word)	4,90	6	250
	Унифицированные формы Лист ф.A4 (word, excel)	5,30	6	250
Положение о подразделении	Текст. Лист ф.A4 (word)	0,45	4	150
Должностная  инструкция	Текст. Лист ф.A4 (word)	0,45	4	150
И.т.д.

Так сколько будет стоить документ, если разработчик не знает основных правил документирования и деятельность, которую он собирается стандартизировать? Стоимость у документа будет высокая, а ценность низкая. Документ, который не содержит конкретной информации невозможно использовать в работе, он повлечет за собой непроизводительные затраты, увеличит возникновение рисков. Система управления информацией описанная внедренная и адаптированная на бумажных и электронных носителях может превратиться в хорошее техническое задание для автоматизации, что значительно сократит расходы на доработку программных продуктов после их приобретения, и обеспечит совместимость между программными продуктами с разными техническими свойствами. Вопрос лишь в том, что Вы хотите получить, разрабатывая документы объективные и логически доказуемые свидетельства, демонстрирующие деловую деятельность организации или набор документов, появление и необходимость, которых сама организация объяснить зачастую не в состоянии. Основные преимущества, которые организация получит от применения на практике навыков по унификации и стандартизации деятельности и внедрении системы управления документированной информацией:

• Установление единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;
• Снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;
• Достижение информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности;
• Возможность приведения к единым стандартам всех процессов в границах организации;
• Обеспечение согласованности, непрерывности и производительности деловой и управленческой деятельности;
• Обеспечение защиты и поддержки в судебных делах, включая риски, интересов организации и прав сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
• Поддержание корпоративной, индивидуальной и социальной памяти;
• Возможность представлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
• Возможность убедить заинтересованные стороны в надежности, результативности и эффективности организации управления.

Программа семинара:

• Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание унифицированных форм документов.
• Основные правила оформления организационных документов.
• Создание системы управления документами.
• Правила организации хранения документов.
• Методы мониторинга, измерения, анализа, оценки деятельности, по управлению документированной информацией.